Lokale overheden
Voor lokale overheden bieden we een totale DMS-oplossing: het beheer van inkomende post wordt geautomatiseerd, waarbij mails worden doorgestuurd naar de juiste persoon. Officiële documenten kunnen ter ondertekening voorgelegd worden. Er is een oplossing voor klachten, waarbij opvolging geautomatiseerd wordt.
Uitgelichte oplossingen
DIASONLINE
Diasonline zorgt voor de automatische verwerking van uw documenten: inkomende communicatie wordt automatisch doorgestuurd naar de juiste ontvanger. Vanuit die mails worden automatisch taken gegenereerd, zonder dat iemand die mailbox moet opvolgen. Maximale uitkomst met een minimum aan effort: zo bespaart u tijd én geld voor uw onderneming.
Client case
Situatie
Volkswagen D'Ieteren is de importeur van alle merken van de Volkswagen Groep in België. VDFin is de tak die financierings- en leasingsoplossingen verzorgt.
Probleem
Er is veel papierwerk in de auto(lease)industrie. Het meeste van dat papierwerk komt via de post. In de Covid-tijd waren de kantoren leeg, zodat de inkomende documenten langzaam werden verwerkt. En zelfs voor Covid was het verwerken en verdelen van alle post een tijdrovende klus.
Oplossing
We hebben een digitale postkamer oplossing geïmplementeerd. Alle inkomende post wordt gescand door onze partner Input For You. Documenten worden geclassificeerd, vastgelegd en via Diasonline afgeleverd aan het eindteam met alle gerelateerde informatie. Na die eerste opzet hebben we meer documenten en e-mailinboxen aan hetzelfde proces toegevoegd. Later gebruikten we de beschikbare documenttypes om er meer processen rond te bouwen. Zoals geautomatiseerde factuurverwerking en goedkeuringsflow, afhandeling van deurwaardersdocumenten, PO-beheer, koppeling met SAP en meer in de toekomst.
Resultaat
Geen middelen meer nodig voor postdistributie, snellere verwerking van boetes en betalingen, efficiëntere verwerking van postwissels zijn enkele voorbeelden waarop resources konden bespaard worden.
Tijd: Informatie komt automatisch bij alle teams terecht, met alle meta-info erbij. Door de snellere verwerking besparen we tijd voor de medewerkers.
Tevredenheid: Medewerkers hebben meteen de informatie die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben, en ze kunnen op afstand werken wanneer ze willen.
Deze klanten gingen u voor
